云計(jì)算的云文檔管理帶來(lái)的五大好處

雖然關(guān)于采用內(nèi)部部署基礎(chǔ)設(shè)施和云平臺(tái)孰好孰壞的爭(zhēng)論一直持續(xù)不斷，但組織可以根據(jù)具體情況和需求，采用其中任何一種（或者二者的組合）都會(huì)帶來(lái)好處和成本效益。

但是由于目前冠狀病毒持續(xù)蔓延，很多組織為此讓其員工在家遠(yuǎn)程工作，云計(jì)算技術(shù)確實(shí)獲得了大放異彩的機(jī)會(huì)。根據(jù)Snow Software公司的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)82%的IT團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者為了應(yīng)對(duì)疫情而提高了云計(jì)算的使用率。對(duì)于云文檔管理解決方案而言，這一點(diǎn)尤為重要，因?yàn)樵莆臋n管理解決方案在使員工的工作場(chǎng)所從辦公室轉(zhuǎn)移到家中之后能夠以相對(duì)較少的中斷繼續(xù)工作。但是這究竟有什么好處呢？

遠(yuǎn)程訪問(wèn)

當(dāng)員工在家中辦公時(shí)，遠(yuǎn)程訪問(wèn)必不可少，而且不難看出，云計(jì)算的本質(zhì)是設(shè)計(jì)成可以從任何地方采用具有互聯(lián)網(wǎng)連接的設(shè)備訪問(wèn)。已經(jīng)在運(yùn)行云文檔存儲(chǔ)解決方案的組織將會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)發(fā)生疫情而發(fā)布出行禁令時(shí)，轉(zhuǎn)向“在家工作”的模式要容易得多，因?yàn)橹匾奈募?a target="_blank">信息仍然易于訪問(wèn)。

雖然可以遠(yuǎn)程訪問(wèn)內(nèi)部部署存儲(chǔ)設(shè)施，但允許這種存儲(chǔ)的架構(gòu)可能復(fù)雜、繁瑣并且不靈活，需要采取一系列安全措施，其中包括密碼、防火墻和虛擬專用網(wǎng)絡(luò)屏障，以確保數(shù)據(jù)安全。所有這些措施可能會(huì)妨礙遠(yuǎn)程工作人員快速輕松地訪問(wèn)所需信息的能力，從而嚴(yán)重影響組織的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)。

安全性

利用云文檔管理解決方案將許多功能的職責(zé)從IT團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)移到了云計(jì)算提供商，包括至關(guān)重要的安全問(wèn)題。云計(jì)算服務(wù)是為遠(yuǎn)程訪問(wèn)而設(shè)計(jì)的，并且隨著用戶群的迅速增加，云計(jì)算提供商已投入越來(lái)越多的資金來(lái)確保訪問(wèn)的安全性。

對(duì)于內(nèi)部部署存儲(chǔ)，組織的IT團(tuán)隊(duì)必須負(fù)責(zé)保護(hù)文檔免遭盜竊或未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。用于允許遠(yuǎn)程訪問(wèn)的系統(tǒng)可能會(huì)增加安全和通信失敗的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，組織IT團(tuán)隊(duì)有責(zé)任處理后果。

可靠性

在遠(yuǎn)程工作遠(yuǎn)不如現(xiàn)在普遍的時(shí)代，內(nèi)部部署存儲(chǔ)系統(tǒng)并不需要處理對(duì)文檔大量的遠(yuǎn)程訪問(wèn)。其速度較慢或具有較差的訪問(wèn)權(quán)限可能被認(rèn)為在成本方面是合理的，使其能夠?qū)Ｗ⒂诠ぷ鞫皇苻k公室的干擾。

但是，隨著越來(lái)越多的員工在家里遠(yuǎn)程登錄，組織的內(nèi)部部署基礎(chǔ)設(shè)施將面臨越來(lái)越大的壓力，而在日常工作中偶爾出現(xiàn)的糟糕表現(xiàn)可能會(huì)變得難以忍受。當(dāng)員工不在辦公室工作時(shí)，網(wǎng)絡(luò)延遲降低的好處也會(huì)喪失。就其本質(zhì)而言，公共云更適合于處理遠(yuǎn)程訪問(wèn)，從而使其成為這種新的在家工作模式的更可靠存儲(chǔ)解決方案。

系統(tǒng)管理

內(nèi)部部署存儲(chǔ)的好處之一是，在正常情況下，它使IT團(tuán)隊(duì)可以立即訪問(wèn)和監(jiān)督系統(tǒng)。但是由于疫情而限制出行，IT人員進(jìn)入數(shù)據(jù)中心也受到影響。

使用云文檔管理解決方案將維護(hù)責(zé)任從組織的IT團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)移到了云計(jì)算提供商。組織為此減少了一些風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樗麄冎牢募呀?jīng)安全保存（可以備份并可供員工訪問(wèn)），而IT團(tuán)隊(duì)可以專注于其他工作和職責(zé)。

靈活性和可擴(kuò)展性

由于對(duì)內(nèi)部部署系統(tǒng)的訪問(wèn)受到限制，IT團(tuán)隊(duì)對(duì)變更做出響應(yīng)的能力也會(huì)受到影響。在中斷時(shí)期，靈活性至關(guān)重要，如果處理大量數(shù)據(jù)或特別是大文件的組織無(wú)法有效應(yīng)對(duì)，則可能會(huì)陷入困境。

云存儲(chǔ)可以更快地進(jìn)行擴(kuò)展，而無(wú)需組織部署任何員工。組織只需為他們所需的東西支付費(fèi)用，對(duì)突發(fā)變化做出反應(yīng)，并且不會(huì)給IT團(tuán)隊(duì)造成壓力。

雖然運(yùn)行內(nèi)部部署存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施有其優(yōu)勢(shì)，但具有多功能性和響應(yīng)能力的云平臺(tái)一直是維護(hù)員工對(duì)重要文檔訪問(wèn)的重要工具。如果沒(méi)有這些服務(wù)，對(duì)組織業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的影響將更加嚴(yán)重。