如果收件箱能依據(jù)個人習(xí)慣為我們打造出針對每封郵件的專門回復(fù),那豈不是美事一樁?如果收件箱可以學(xué)習(xí)如何幫助我們完成諸如發(fā)送團(tuán)隊消息、整合工作流程等功能那是不是太棒啦!隨著技術(shù)的發(fā)展,這一切將不僅停留在我們的想象之中。自動程序的使用和AI的普及讓我們的收件箱更加智能,極大地提高了工作效率。
電子郵件作為互聯(lián)網(wǎng)老兵親歷了一次次技術(shù)浪潮的洗禮。在AI時代,智能電郵系統(tǒng)并未變成死板的機(jī)器人,相反,人工智能與機(jī)器學(xué)習(xí)已開始在企業(yè)電子郵件系統(tǒng)中大展拳腳,智能化的企業(yè)收件箱讓人們從繁瑣的日常任務(wù)中解放出來,更加專注于核心業(yè)務(wù)。下面讓我們來看看協(xié)作電子郵件平臺Front如何將AI引入郵箱中,在AI時代創(chuàng)造性的使用電子郵件,為團(tuán)隊帶來效率提升和更流暢的工作體驗,也讓email在天命之年重新煥發(fā)出新的生機(jī)。
1. 人工智能加持的智能郵箱
通過將日常業(yè)務(wù)溝通、團(tuán)隊管理、流程協(xié)作、智能分析和自動化引入電子郵件,同時將各種常用的工作流程工具引入收件箱,可以為email用戶帶來的全新的使用體驗。在人工智能時代,通過與多家AI領(lǐng)域的公司合作開發(fā)出了一系列新的功能,讓電子郵件更懂你?;趯W(xué)習(xí)和文本分析的自動回復(fù)、信息整合以及各類自動化應(yīng)用讓AI與email成為工作中的得力助手。
Forethought:從日常郵件回復(fù)中學(xué)習(xí),以提供更好的客戶支持。Forethought開發(fā)的基于AI的Agatha Answers工具讓面向客戶的團(tuán)隊能夠快速找到答案并進(jìn)行響應(yīng)。Front與Agatha Answers的配合自動將所有上下文信息從整個網(wǎng)絡(luò)(如在線幫助文章、Google文檔、過去的對話等)直接提取到用戶的收件箱中,幫助團(tuán)隊快速且準(zhǔn)確地回應(yīng)客戶提出的問題。
MonkeyLearn:通過機(jī)器學(xué)習(xí)文本分析,幫助我們自動執(zhí)行任務(wù)。MonkeyLearn能對電子郵件、票據(jù)、聊天記錄、社交媒體、問卷和文檔進(jìn)行整理和標(biāo)記,如根據(jù)郵件內(nèi)容中的關(guān)鍵字和收、發(fā)件人信息對Gmail中的郵件進(jìn)行標(biāo)記。將MonkeyLearn和Front搭配使用時,企業(yè)可根據(jù)消息中的信息內(nèi)容(語言、情緒等)自動執(zhí)行任務(wù)。例如,一位對服務(wù)頗有微詞的客戶發(fā)送了在線消息,系統(tǒng)則可以自動為這條消息添加“負(fù)面”(Negative)標(biāo)簽。這樣,團(tuán)隊成員就可以輕松識別需要解決的問題;或是使用法語等特定語言自動發(fā)送所有消息,以便找到合適的團(tuán)隊成員進(jìn)行回答。
Ada:為團(tuán)隊提供易于構(gòu)建的自動程序。Front中的Ada程序允許員工在Front收件箱頂部設(shè)置自動程序,無需技術(shù)協(xié)助或是繁瑣的配置。通過對客戶服務(wù)的個性化配置和管理,Ada將AI 與聊天機(jī)器人的強(qiáng)大能力賦予最了解企業(yè)需求的業(yè)務(wù)人員。企業(yè)的客戶服務(wù)團(tuán)隊可輕松對自動程序進(jìn)行配置,實(shí)現(xiàn)在特定消息中添加圖片和動畫,并發(fā)送資源鏈接。如有需要,客戶也能很快與客服人員進(jìn)行人工對話,且雙方都有足夠的時間來進(jìn)行回復(fù)。
2. 集成:融入新功能的收件箱煥發(fā)勃勃生機(jī)
傳統(tǒng)的收件箱只提供電子郵件的預(yù)覽信息,而高科技助力下的收件箱已被賦予了新的功能。通過訪問關(guān)聯(lián)信息和其他重要應(yīng)用程序,收件箱已不再只是消息傳遞工具,它儼然已成為各項工作中心樞紐。
a.關(guān)聯(lián)信息:頻繁更新煩不勝煩,智能收件箱關(guān)聯(lián)信息讓我們可以一手掌控最新消息、信息關(guān)聯(lián)及狀態(tài)更新。在全新的應(yīng)用場景下,收件箱將作為工作的路由中心,將自動的將相關(guān)的信息和任務(wù)發(fā)送給合適的人、團(tuán)隊和郵箱。同時也會根據(jù)文本信息為郵件打上智能標(biāo)簽,包括關(guān)鍵詞、客戶、區(qū)域等等信息。此外關(guān)聯(lián)信息可以保持個人與組織任務(wù)的實(shí)時同步,并與當(dāng)前的工作計劃相匹配。當(dāng)然,關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的安全可以通過一系列手段控制,確保每個人獲得他需要的信息而不泄露他人的隱私,保護(hù)數(shù)據(jù)安全。
b.助力其他工具的操作:無論是需要更新JIRA(一款問題跟蹤及管理軟件)中的票據(jù)還是需要檢查Asana(一款網(wǎng)絡(luò)和移動應(yīng)用,旨在改善團(tuán)隊交流和協(xié)作的方式)中的任務(wù),收件箱的智能集成讓我們告別了在不同軟件間的重復(fù)切換,我們可以直接從收件箱中處理各項與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的任務(wù),這讓工作界面變得更加輕盈,流程更加簡單直觀。
3. 自定義插件:個性化智能郵箱助力企業(yè)業(yè)務(wù)提升
每個企業(yè)都各具特色,千篇一律的郵件系統(tǒng)早已過時。因此,各企業(yè)團(tuán)隊的收件箱都需要量身定做?,F(xiàn)在,企業(yè)團(tuán)隊可使用Front提供的個性化插件定制收件箱,這些插件可將團(tuán)隊成員需要的數(shù)據(jù)快速整合,使其系統(tǒng)與收件箱保持同步。下面是一些利用Front個性化插件構(gòu)建適合自身業(yè)務(wù)定制化郵件系統(tǒng)的成功案例。
Fishbowl:通過自動化郵箱大幅提高業(yè)務(wù)效率。來自猶他州的軟件公司Fishbowl給出了一種令人耳目一新的解決方案,當(dāng)Fishbowl客戶經(jīng)理在Front中打開一條消息時,其自定義插件會自動匹配并顯示來自Fishbowl后端和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)的信息。通過Front的應(yīng)用程序界面,他們還可以使用客戶的名稱標(biāo)記每條消息,因此經(jīng)理可以輕松閱讀自己與其他用戶的互動信息,也可知曉其團(tuán)隊不同成員之間的互動信息。通過點(diǎn)擊連接到Front共享收件箱的請求創(chuàng)建表單,客戶可以直接從Fishbowl打開和追蹤支持請求。
Hostmaker:提升在收件箱中使用訪客信息的速度。Hostmaker是全球房屋租賃管理解決方案提供商,在全世界6個城市設(shè)有分部,其業(yè)務(wù)主要是協(xié)調(diào)運(yùn)營租賃物業(yè)的端到端流程。他們使用的Front插件能在其已有數(shù)據(jù)庫與Front郵件系統(tǒng)中快速匹配訪客郵件地址,從而快速識別訪客個人信息,有針對性地解決訪客遇到的問題。通過使用Hostmaker,提升了對每月超過300,000次客戶需求的響應(yīng)速度。客戶經(jīng)理可以添加筆記、調(diào)整預(yù)訂日期或登記入住時間,并查找常見問題(例如,如何使用洗碗機(jī))的答案,客戶經(jīng)理可快速將該信息轉(zhuǎn)發(fā)給客人。他們還設(shè)置了webhooks,在其后端為該房屋標(biāo)識正確的客戶經(jīng)理,以便自動為Front中的團(tuán)隊成員傳遞訊息。
Beyond Pricing:為客戶提供個性化支持。Beyond Pricing是全球首個針對度假租賃房屋的收入管理和動態(tài)定價軟件,它為全球20,000多名業(yè)主和管理者提供房屋動態(tài)定價。通過電子郵件、Twitter和Facebook,他們?yōu)槭褂肍ront的客戶提供支持。Beyond Pricing利用Front插件允許客戶快速查詢相關(guān)信息,他們只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)入Beyond Pricing的管理控制臺,從而解決問題。在Front中訪問客戶數(shù)據(jù)有助于企業(yè)快速有效地工作,免去了在不同工具之間重復(fù)切換。
智能的收件箱、美好的新生活!
我們在享受AI為生活工作方方面面帶來的便利,智能化的郵件系統(tǒng)不會將我們變成電子郵件中機(jī)器人;相反它能使我們所需的數(shù)據(jù)變得觸手可及,在需要的情況下自動執(zhí)行耗時的重復(fù)操作。這也許就是AI的魅力所在吧,它能讓我們的工作更加流暢,把時間投入到核心任務(wù)之中。人類在AI的幫助下掌控所需信息并擁有了充足時間進(jìn)行決策和思考,我們的舞臺無疑會更加廣闊。
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原文標(biāo)題:AI時代,電子郵件如何變得更加智能?
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