詳細(xì)解析采購流程，讓管理更加的簡單輕松

采購流程管理在企業(yè)中扮演著越來越重要的角色，采購流程已經(jīng)滲透到企業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。采購流程管理的關(guān)鍵是簡化管理，讓管理更加簡單輕松。但是貌似簡單的流程管理實(shí)則充滿了復(fù)雜性，如采購流程，其前期的準(zhǔn)備工作就異常復(fù)雜。采購流程管理是一個(gè)操作性的定位描述，它指的是采購流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時(shí)間安排、流程質(zhì)量與效率測(cè)評(píng)、流程優(yōu)化等一系列工作環(huán)節(jié)。

雖然企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營的內(nèi)容不同，采購活動(dòng)的內(nèi)容不同，采購運(yùn)用的方法不同，作業(yè)細(xì)節(jié)上有若干差異，但采購發(fā)展到現(xiàn)在采購流程基本趨于一致了。羅浮云小編了解到，采購基本流程主要由以下幾個(gè)步驟組成。

一、提出采購申請(qǐng)

采購申請(qǐng)必須嚴(yán)格按照生產(chǎn)需求，且基于現(xiàn)有的庫存量，對(duì)采購物品的品種、數(shù)量以及安全庫存量等因素做出科學(xué)的計(jì)算后才能提出。與此同時(shí)，為保證采購的合理性必須有具體的審核制度對(duì)其進(jìn)行必要的監(jiān)督，因?yàn)橥ㄟ^采購申請(qǐng)環(huán)節(jié)的控制，能夠有效地防止采購的隨意性和盲目性。

采購部門收到某需求部門提出的請(qǐng)購單后，還要協(xié)助該部門預(yù)測(cè)物料需求。因?yàn)椴少彶块T與供應(yīng)商早期參與合作能夠促進(jìn)更多的信息交流，從而可以避免或削減采購成本，加速產(chǎn)品推向市場的進(jìn)度并能帶來更大的競爭優(yōu)勢(shì)。

二、確定采購要求

事實(shí)證明，采購的成功始于采購要求的確定，即制訂適當(dāng)?shù)霓k法來明確采購品的具體要求，更重要的是讓供應(yīng)商完全地理解采購方的需求。一般來說，我們可以采取以下幾種方法：

1. 制訂規(guī)范的產(chǎn)品圖紙，并制訂采購訂單的書面程序。

2. 在發(fā)出采購訂單前，采購方應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)議的核實(shí)。

3. 借助其他與所采購物品相適應(yīng)的方法。

4. 在采購文件中包含清晰地描述所訂購產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品的精確辯認(rèn)和等級(jí)、檢驗(yàn)規(guī)程、應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

5. 所有檢查或檢驗(yàn)方法、技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)，如物料單等。

三、選擇、確定供應(yīng)商

影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)行的最直接的外部因素是供應(yīng)商，同時(shí)供應(yīng)商也是保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期和服務(wù)的關(guān)鍵因素。換句話說，供應(yīng)商的選擇及確定是否符合科學(xué)即合理，將直接影響企業(yè)運(yùn)作的好環(huán)。

供應(yīng)鏈上的各個(gè)構(gòu)成部分都是彼此相依附的，猶如唇齒關(guān)系。如果供應(yīng)商選擇失敗，采購項(xiàng)目之于企業(yè)的后果必定是唇亡齒寒之態(tài)。由此可見，選擇實(shí)力較強(qiáng)、誠信度較高，可以進(jìn)行長期合作并能夠彼此依賴的供應(yīng)商有利于企業(yè)的長期利益。

四、確定采購價(jià)格

不論是傳統(tǒng)采購還是現(xiàn)代采購，價(jià)格始終是采購項(xiàng)目中最為敏感的問題。在傳統(tǒng)的采購觀念中，采購方與供應(yīng)商不同的價(jià)格立場是不可調(diào)和的矛盾。例如，采購方往往希望低價(jià)購買，而供應(yīng)商又總是想高價(jià)賣出。但是從供應(yīng)鏈的角度來看，供需雙方的價(jià)格之爭并不能給彼此帶來真正的長久效益。簡單而言，合理適度的價(jià)格更利于供需雙方的長期合作和整個(gè)供應(yīng)鏈的持續(xù)和諧發(fā)展。

五、確定采購訂單

對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行分析并選擇好供應(yīng)商后，采購方就要發(fā)出訂單。但是采購中，訂單的確定非常重要。一般負(fù)責(zé)訂單核實(shí)的人員需要明確所要采購的物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、包裝、運(yùn)輸方式、檢驗(yàn)形式、索賠條件以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等具體的規(guī)定。

六、簽訂采購合同并執(zhí)行

采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，采購部門的工作才正式步入供應(yīng)合作階段，即簽訂合同階段。此時(shí)，為了保證采購的順利實(shí)施，采購部門應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤和催貨，并適時(shí)地進(jìn)行稽核。

七、支付采購貨款

確定產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)量以及單據(jù)準(zhǔn)確無誤后，采購方應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。一般來說，貨款的成功支付則表示本次采購項(xiàng)目已經(jīng)圓滿結(jié)束。

八、評(píng)估采購項(xiàng)目，并歸檔管理

采購項(xiàng)目結(jié)束之后，采購方都需要對(duì)該次采購予以記錄歸檔。通常，記錄中需要反映該次采購的所有詳細(xì)信息，其具體內(nèi)容包括供應(yīng)商的履約表現(xiàn)(交付質(zhì)量交付準(zhǔn)時(shí)性、退貨或賠償?shù)奶幚淼?，企業(yè)在該次采購中獲得的“經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)”等。這些記錄材料可作為對(duì)采購部門和采購人員、供應(yīng)商和企業(yè)其他相關(guān)部門表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估的重要?dú)v史數(shù)據(jù)。

隨著采購業(yè)務(wù)的逐漸增多，很多企業(yè)都通過規(guī)范采購流程，加強(qiáng)采購流程每一環(huán)節(jié)上的管理，來約束相關(guān)采購過程的業(yè)務(wù)活動(dòng)。而這樣做的目的是，使得各項(xiàng)采購指標(biāo)在業(yè)界最佳，并合理地控制企業(yè)采購開支的每一過程，以增強(qiáng)企業(yè)的競爭優(yōu)勢(shì)。

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