如何通過切換到支持AI的文檔管理系統(tǒng)來提高工作效率

傳統(tǒng)的文件柜對于生產(chǎn)力來說其實是一種損害，它塞滿了合同、供應(yīng)商協(xié)議、入職文件和其他文件。根據(jù)施樂（Xerox）公司的數(shù)據(jù)，中小企業(yè)在處理文檔管理問題上浪費了46%的時間。

本文中，我將解釋如何通過切換到支持AI的文檔管理系統(tǒng)來最大限度地提高工作效率。

來看一個例子

采購公司知道他們有一份文件，但卻找不到;一家律師事務(wù)所手頭有一些文件，但找不到與案件有關(guān)的其他文件?，F(xiàn)在，想象一下他們在尋找正確的文檔時會遇到的麻煩。很明顯，這表明他們的文檔管理系統(tǒng)效率低下且繁瑣。如果你處在他們的位置，你可以在以下兩件事中選擇一件：

· 繼續(xù)大海撈針，即繼續(xù)在文件堆里找到想要的文件。

· 整合一個以人工智能為后盾的智能文檔管理系統(tǒng)，幫助他們快速分類和訪問任何角落的數(shù)據(jù)。

依我看，你應(yīng)該選擇后者。一個支持人工智能的智能文檔管理系統(tǒng)可以減輕人工的痛苦，簡化每一步工作流程，使之更好更快。從獲取到存儲和檢索信息，人工智能徹底改變了管理、創(chuàng)建和使用的方式。

本文將闡述支持人工智能的智能文檔管理系統(tǒng)是如何在現(xiàn)代工作場所變革的，以及為什么它們是必要的。

1.自動分類和處理

人工智能極大地改善了文檔管理世界。它可以讀取文檔內(nèi)容并自動分類和處理，而無需人工干預(yù)。文檔管理軟件中存儲的文檔越多，它就越能理解受眾的交互，也就能更好地對信息進行分類和處理。

2.自動化手動過程

大多數(shù)組織都努力存儲、管理信息，并在需要時進行檢索。一個智能文檔管理軟件可以自動完成這項繁重的工作，將節(jié)省的時間專注于其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作。

假設(shè)你在5個不同的地方有5份不同的文件——一份合同、一份解雇信、一份申請書、一份更改通知單和另一份重要的紙質(zhì)文件，你想把它們放在一個文件里。在手動文檔管理場景中，你將需要一些時間查找每個文檔并將它們組合到一個文件中。

這時就該智能文檔管理軟件來拯救你了。它數(shù)字化所有的紙質(zhì)文檔，分類，標(biāo)記，并存儲在云端。因此，當(dāng)下次查找特定文檔時，你可以鍵入標(biāo)記并在幾秒鐘內(nèi)找到它。這也有助于在快速周轉(zhuǎn)時間內(nèi)實現(xiàn)團隊內(nèi)的協(xié)作和參與，這項令人頭疼的任務(wù)有著落了。

3.數(shù)據(jù)提取

小企業(yè)每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。因此，他們有必要精簡數(shù)據(jù)并提取重要信息來執(zhí)行特定任務(wù)。DMS能準(zhǔn)確、快速地提取出新的數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)提取級別。它使用機器學(xué)習(xí)、預(yù)測分析和數(shù)據(jù)可視化來處理文檔中包含的數(shù)據(jù)。

例如，Google的文檔AI通過從結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中獲取信息來降低運營成本并提高效率。此外，它自動化并驗證所有數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化），以確保文檔的準(zhǔn)確性和一致性。最棒的一點是，由于它將文檔存儲在云端，你可以在任何時間點檢索它們。

4.激發(fā)商業(yè)智能

假設(shè)你正在招聘一個項目經(jīng)理，每天都會收到大量的簡歷，手動瀏覽每份簡歷對招聘經(jīng)理來說既費時又費力。

由人工智能支持的文檔管理系統(tǒng)可以根據(jù)招聘經(jīng)理輸入的關(guān)鍵字對簡歷進行分類，這樣他們就能得到想要的確切信息。這也節(jié)省了他們?yōu)g覽每一份簡歷的時間，減少包括瀏覽與工作無關(guān)的簡歷的麻煩。

5.聚類文檔

對文檔執(zhí)行編程操作以獲得所需結(jié)果的需求從未如此之大。文檔管理系統(tǒng)根據(jù)不同的主題或?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)來劃分文檔堆棧。它理解兩個文檔之間的關(guān)系，得出結(jié)論，并發(fā)現(xiàn)它們之間的相似之處。這使得分類、組織和文檔搜索變得輕而易舉。

聚類文檔能夠幫助律師事務(wù)所、采購公司、IT公司和其他文件繁重的服務(wù)提供公司。該軟件將信息分類在不同的集群中，并在需要時根據(jù)相關(guān)性和相似性提取信息。即使在文檔創(chuàng)建十年甚至更久遠(yuǎn)的時間之后，它依舊能輕松處理文檔工作。此外，DMS保存更改并跟蹤更改，使你能夠完全控制文檔。

6. 構(gòu)建非聚集型的信息

現(xiàn)代企業(yè)收集的數(shù)據(jù)有80%是非結(jié)構(gòu)化的。大多數(shù)情況下，我們通過電子郵件、短信、信件和表單進行交流，這些都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這就造成了很多混亂和溝通空白，減緩了工作進度，對組織造成了不可挽回的傷害。

文檔管理系統(tǒng)能起到保護傘的作用，并將所有信息存儲在一個集中的位置，使你能夠無憂地使用不同形式的通信。

7.安全存取

我們都知道，如今數(shù)據(jù)是公司最有價值的資產(chǎn)。因此，如果數(shù)據(jù)發(fā)生任何變化，公司就可能會遇到麻煩。顯而易見，手動管理文檔時公司更容易發(fā)生數(shù)據(jù)泄露。

智能數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)使你能夠在一個緊密的環(huán)境中工作，減輕數(shù)據(jù)泄漏和數(shù)據(jù)剽竊問題。此外，它還提供了對文檔進行密碼保護的功能，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。它還檢測訪問私有數(shù)據(jù)的未授權(quán)請求，并拒絕這些請求。

此外，人工智能支持的DMS減少了數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)錯誤，并防止文檔被放錯地方。簡而言之，我們可以說，一個文檔管理系統(tǒng)可以使你的組織免受各種數(shù)據(jù)安全威脅。

文檔管理系統(tǒng)是當(dāng)今企業(yè)所必需的嗎？

支持人工智能的智能文檔管理系統(tǒng)徹底改變了我們在辦公室或出差時的協(xié)作方式，這對企業(yè)來說簡直是一種福音。

DMS通過自動化日常任務(wù)，幫助你把時間花在關(guān)鍵的職責(zé)上，從而幫助你創(chuàng)建一個智能的工作場所。它通過在集群中存儲信息來消除混亂，在需要時為你提供所需的信息，并保護你的數(shù)據(jù)。智能DMS能夠全天候為你服務(wù)，永不疲憊。
責(zé)編AJX