實(shí)施自己成功的機(jī)器人過程自動化策略

機(jī)器人過程自動化已經(jīng)存在了相當(dāng)長的一段時間，并且開始在大型企業(yè)中獲得動力，因?yàn)樗麄円呀?jīng)看到了以前RPA實(shí)施的成本節(jié)約的結(jié)果。在本文中，我們旨在分解RPA是什么以及企業(yè)如何制定正確的RPA實(shí)施策略 - 從創(chuàng)建業(yè)務(wù)案例到初始發(fā)現(xiàn)研討會和實(shí)施再到測試和推出。

如果企業(yè)/組織遵循明確詳細(xì)的路線圖，RPA的實(shí)施可以非常簡單。如上圖所示，大多數(shù)RPA部署需要近2個月才能配置，測試以及將自動化投入生產(chǎn)。

據(jù)畢馬威，不同行業(yè)的多個企業(yè)“不確定在哪里以及如何開始過渡到機(jī)器人技術(shù)和認(rèn)知的自動化系統(tǒng)?！边@種不確定性伴隨機(jī)器人轉(zhuǎn)變可能會影響多達(dá)78％的公司，與所有不使用RPA 40％，另外24％只考慮它。

任何新軟件的實(shí)施都可能伴隨著問題，焦慮和疑慮。實(shí)施RPA解決方案也不例外。事實(shí)上，該技術(shù)越有前景 - RPA因其易于使用和快速投資回報(bào)率而享有良好的聲譽(yù) - 問題越大。

業(yè)務(wù)和運(yùn)營流程的自動化為提升您的業(yè)務(wù)潛力創(chuàng)造了奇跡。它需要最少的前期投資，旨在提供快速的組織效益，而不會在底層系統(tǒng)中造成任何中斷。盡管有許多傳統(tǒng)解決方案可以促進(jìn)這種方法，但并非所有解決方案都能像成功的RPA實(shí)施那樣無縫地執(zhí)行。

根據(jù)這份報(bào)告，幾乎20％的工作時間花在單調(diào)和重復(fù)的基于計(jì)算機(jī)的任務(wù)上。這標(biāo)志著相當(dāng)大的時間，在急需自動化的過程中會丟失。

簡單來說，機(jī)器人過程自動化（RPA）是一種采用配備機(jī)器人的計(jì)算機(jī)軟件通過模擬人類行為來執(zhí)行任務(wù)的技術(shù)。RPA主要用于執(zhí)行重復(fù)，可預(yù)測和大量的活動，通過捕獲數(shù)據(jù)，解釋響應(yīng)以及以有組織和系統(tǒng)的方式與其他設(shè)備通信來工作。

盡管該技術(shù)具有可擴(kuò)展性和生產(chǎn)力，但大多數(shù)企業(yè)都在努力實(shí)現(xiàn)RPA的成功實(shí)施。這主要是因?yàn)樗麄儫o法準(zhǔn)確評估特定流程，這需要自動化，或者因?yàn)樗麄兾茨塬@得RPA設(shè)計(jì)和集成的批準(zhǔn)。但是，如果您希望RPA的實(shí)施是一項(xiàng)有效的事情，您需要遵循一個嚴(yán)格的路線圖，平衡所有利益相關(guān)者的關(guān)注，同時不影響任何利益。

5步驟成功實(shí)施RPA

這是一個簡單而全面的五步指南，可幫助您了解在組織或企業(yè)中實(shí)施，開發(fā)和啟動機(jī)器人過程自動化的戰(zhàn)略過程：

1.挑選流程

在RPA實(shí)施方面，選擇正確的流程集來實(shí)現(xiàn)自動化是成功的關(guān)鍵。為此，您需要對各部門內(nèi)部和跨部門的所有操作進(jìn)行全面評估，以便確定哪些特定流程可以證明是自動化的良好候選者。盡管如此，由于大多數(shù)企業(yè)在復(fù)雜而敏感的環(huán)境中運(yùn)營，進(jìn)行這樣的客觀分析無疑是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。

答案在于制定一個框架，使RPA的主要意圖與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。該框架應(yīng)該嘗試檢查潛在風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)期值，這些風(fēng)險(xiǎn)可以從自動化中獲得。

可以以結(jié)構(gòu)化方式考慮和評分以下屬性，以確定自動化過程的適用性：

交易總量可以在沒有人為干預(yù)的情況下執(zhí)行。定期執(zhí)行重復(fù)任務(wù)所需的人工或資源量。進(jìn)程的組件和子組件的數(shù)字化能力。流程提供卓越客戶體驗(yàn)而無任何手動錯誤的能力?？赡芊恋K收獲自動化利益的可能限制因素。管理過程的規(guī)則的能力，機(jī)械定義和編程。流程在整個組織工作流程中的敏感性和相關(guān)性。除了上述內(nèi)容之外，可能的影響，合規(guī)性要求，成本效益，技術(shù)復(fù)雜性和數(shù)據(jù)隱私等因素也可以用于識別流程，這可以在RPA成功實(shí)施后產(chǎn)生最重要的獎勵。

2.管理人員

即使它涉及自動化，RPA的實(shí)施基本上都是關(guān)于管理人員。從最高層到基層的組織必須充滿信心。首先，必須建立一個引人注目的案例，以便公司領(lǐng)導(dǎo)層注意。他們必須了解自動化的必要性，其必要性以及它可能如何影響投資回報(bào)率（ROI）。

一旦完成，下一步就是說服員工。他們?nèi)狈m當(dāng)?shù)睦斫饪赡軐?dǎo)致人們擔(dān)心機(jī)器人過程自動化實(shí)施可能會使他們的工作失去作用。伴隨自動化的不安是真實(shí)的，這就是為什么需要通過公開和誠實(shí)的討論來充分解決它。

與員工討論自動化將帶來什么。RPA只能作為過濾冗余和提高生產(chǎn)率的過程。它永遠(yuǎn)不會被允許更換他們的工作。

為了讓人更有信心，從員工中建立一個跨職能的團(tuán)隊(duì)來監(jiān)督RPA的成功實(shí)施。使團(tuán)隊(duì)能夠應(yīng)對運(yùn)營挑戰(zhàn)和申訴補(bǔ)救，同時促進(jìn)RPA技術(shù)的擴(kuò)散。這還包括與IT和HR等部門協(xié)調(diào)，以確保RPA的合并和配置是絕對和完整的。

3.選擇供應(yīng)商

所有組織都有獨(dú)特的需求。為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，他們需要了解這些需求的RPA供應(yīng)商，并提供定制的解決方案，這些解決方案只有在組織進(jìn)行詳細(xì)評估以確定成功實(shí)施RPA所需的精確工具時才會發(fā)生。

以下是在為RPA選擇供應(yīng)商時必須牢記的參數(shù)列表，以便可以避免陷阱（如果有）：

他們部署軟件機(jī)器人所需的可能成本和時間。他們提供機(jī)器人的能力可以擴(kuò)展以處理交易波動和金融復(fù)雜性。為加密存儲數(shù)據(jù)并確保其隱私和機(jī)密性而制定的條款。定位系統(tǒng)，以便在出現(xiàn)過程錯誤或數(shù)據(jù)泄露時向組織發(fā)出警報(bào)。存在審計(jì)跟蹤功能，記錄機(jī)器人采取的每個操作，從而實(shí)現(xiàn)性能監(jiān)控。供應(yīng)商提供的RPA工具也應(yīng)該是非侵入式的，并且裝備精良，以適應(yīng)不斷變化的技術(shù)。此外，應(yīng)該驗(yàn)證供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力以及他們的組織憑據(jù)。供應(yīng)商對RPA域的承諾可以通過其先前的關(guān)聯(lián)，治理歷史和開發(fā)經(jīng)驗(yàn)來證實(shí)。最終，只有供應(yīng)商才能解決自動化問題，這可以幫助您巧妙地實(shí)現(xiàn)機(jī)器人過程自動化。

4.實(shí)施理念

在開始實(shí)際執(zhí)行之前，必須設(shè)計(jì)一種細(xì)致和結(jié)構(gòu)化的實(shí)施方法，以確定整體戰(zhàn)略的輪廓。在初始階段，負(fù)責(zé)RPA實(shí)施的團(tuán)隊(duì)將確定必要條件，并提供指導(dǎo)原則，幫助各個業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)自動化。

一旦設(shè)計(jì)了框架，就會選擇一個可以成為RPA供應(yīng)商或內(nèi)部工作人員的實(shí)施合作伙伴。無論您選擇誰，請確保他們具備必要的功能知識，領(lǐng)域?qū)I(yè)知識和技術(shù)能力，以實(shí)現(xiàn)RPA的成功實(shí)施。

下一步是制定適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。制作一份全面的流程圖并標(biāo)記您計(jì)劃自動化的特定零件。記錄此地圖，闡明您期望RPA機(jī)器人發(fā)揮的確切作用，并相應(yīng)地對其進(jìn)行編程。在這段時間內(nèi)，確定所涉及的各個部門和人員是同步運(yùn)作的。就像編程完成一樣，運(yùn)行一些測試。

基礎(chǔ)設(shè)施，軟件和其他系統(tǒng)變化有時會導(dǎo)致小問題的出現(xiàn)。因此，重復(fù)迭代進(jìn)程并解決可能出現(xiàn)的任何意外障礙。在考慮了所有主要方案并制定了后備計(jì)劃之后，請準(zhǔn)備好運(yùn)行試用版。

當(dāng)飛行員在運(yùn)行時，通過隨機(jī)選擇機(jī)器人輸出并查看它們來為團(tuán)隊(duì)收費(fèi)。評估在此測試運(yùn)行期間獲得的結(jié)果，并使用它們來糾正毛刺（如果有的話）。如果機(jī)器人正常工作，請配置它們以處理更改。這意味著應(yīng)建立一種機(jī)制，使其能夠繼續(xù)運(yùn)作，即使這些過程發(fā)生變化。隨著這個問題的解決，請告知所有利益相關(guān)者他們在機(jī)器人過程自動化實(shí)施方面的角色和責(zé)任。最后，仔細(xì)檢查您的應(yīng)急計(jì)劃并上線！

5.衡量績效

最后但并非最不重要的是，制定關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI），在此基礎(chǔ)上您可以找出RPA實(shí)施的成功率。

雖然這些指標(biāo)因組織而異，但通常包括：

衡量RPA的部署如何影響后臺流程。通過將RPA完成任務(wù)的時間與人類工作人員執(zhí)行相同功能的時間進(jìn)行比較，找出員工的工作效率是否有所提高。計(jì)算輸出的準(zhǔn)確度，理想情況下應(yīng)該增加到百分之百。分析RPA的合規(guī)性報(bào)告，即機(jī)器人遵守規(guī)則和法規(guī)的效率。坦誠的評估會突出顯示任何可能的差異，并給你足夠的時間來糾正它們。孵化期結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更多此類評估，以便及時發(fā)現(xiàn)和糾正成功的RPA實(shí)施計(jì)劃中留下的任何空白。

展望未來

為了正確實(shí)施機(jī)器人過程自動化，企業(yè)需要將勤奮與技能相結(jié)合。考慮到RPA解決方案在減少工作量，改善客戶服務(wù)和增加利潤方面的巨大重要性和益處，確保每個步驟都得到適當(dāng)審查，審查和支持變得至關(guān)重要。

鑒于RPA在組織變革計(jì)劃中的實(shí)施，即使在最初的成功之后，每個利益相關(guān)者都必須密切遵循實(shí)施路線圖。至關(guān)重要的是，合適的RPA供應(yīng)商提供有效的用戶體驗(yàn)，適當(dāng)?shù)馁Y源培訓(xùn)以降低技術(shù)入門級，最后RPA平臺配備強(qiáng)大的功能。

RPA平臺應(yīng)該確保諸如一流的操作支持，以便對機(jī)器人進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控和故障排除，負(fù)載管理以確保機(jī)器人在各個流程，性能指標(biāo)和完整審計(jì)跟蹤中的使用是最佳的。

當(dāng)談到成功的RPA實(shí)施時，當(dāng)它被視為一個平臺而不是一些單獨(dú)的工具時，它只有更多的ROI積極和有利。隨著更大，更廣泛的自動化范圍，企業(yè)可以保證看到更深遠(yuǎn)的影響。畢竟，自動化使企業(yè)能夠擴(kuò)大其數(shù)字足跡并成為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一部分，這種轉(zhuǎn)型具有完全改變未來的能力。