文檔自動化怎樣利用AI來實現

紙張一度被人們作為必需的辦公用品，大多數辦公室都依靠紙張來完成日常的任務。即使在數字化轉型，真正實現完全無紙化辦公還有很長的路要走。從古至今，人類已經習慣于紙張記錄的形式。那么如何通過人工智能和機器學習實現無紙化操作和文檔自動化呢？

人工智能和機器學習等先進技術能夠幫助企業(yè)實現無紙化辦公的目標。使用這些技術，可以有效地解決與管理大量紙上記錄數據的相關問題。

無紙化企業(yè)的概念

無紙化企業(yè)使用數字設備，最小化耗紙量。在一個數字互聯的世界里，這給了企業(yè)前所未有的優(yōu)勢。所有數據都是數字存儲的，存儲在云上或內部，可以實時使用這些數據來獲得關于運營效率、營銷活動、員工敬業(yè)度等方面的寶貴見解。

機器學習（ML）通過自動化若干業(yè)務操作流程，使實現下一代數字轉型成為可能。企業(yè)已經在努力將機器學習和人工智能結合起來，實現數字化，提高效率。

機器學習在現代企業(yè)中的普及率越來越高。

無紙化操作的好處

自動化可以為現代企業(yè)帶來許多好處。不僅可以減少歸檔和存儲大量文檔的繁瑣工作，而且企業(yè)可以改進其數據管理能力。以下是采用無紙化流程的一些好處：

高效的文檔組織

通過人工智能和機器學習實現的數字化使公司能夠以易于訪問的格式組織所有信息。這節(jié)省了時間，因為員工不必將大量的時間浪費在搜索文檔上。此外，這也提高了遠程工作效率，并進一步加強了身份驗證，因為數字信息的來源可以被追溯。

安全性高

基于紙張的數據存儲的最大缺點之一是數據的安全性。按照慣例，辦公室文化并不重視數據保護，一般將關鍵信息存儲在文件柜或其他類似的地方。

不可避免地，這些方法都容易導致數據被盜或損壞。無紙化辦公加強了安全措施，因為公司可以備份數據，通過密碼保護數據，并采取安全防護措施。

減少開銷

使用紙張來存儲數據是一件既繁瑣又昂貴的事情。公司可以通過減少紙張、復印機設備和維護成本，每年節(jié)省數百萬美元。此外，公司不必浪費寶貴的空間來存儲這些文件。

無紙數字化使人們在任何地方都可以方便地獲取數據，這相比使用傳統方法進行數據的物理傳輸的花費更少。

深入挖掘

大量存儲的數據構建了一個巨大的數據池，從中挖掘出更有價值的信息。企業(yè)不僅可以通過分析數據提高效率;營銷經理還可以利用從各種活動中收集的實時數據制定營銷策略;研發(fā)生產團隊還可以更好的了解客戶的偏好。

機器學習和人工智能可以增強數據分析能力，使組織過程更接近客戶的需求和偏好。

行業(yè)用例：誰將受益最多？

1. 律師事務所

基于AI/ML的無紙化工作流程將顯著提高律師事務所的效率。傳統上，法律行業(yè)被視為一項勞動密集型的工作——瀏覽成千上萬的法律案例文件，回顧過去的案例研究，審查法律合同等等。

人工智能可以減少對數據分析和處理的人工干預，讓代訟者、律師和法律公司有更多的時間為客戶提供建議和在法庭上上訴。通過人工智能（AI）技術，可以記錄保存法律合同，并在合同到期或續(xù)簽時進行提示，還能校對法律文件，在幾秒鐘內找到有價值的信息。對于法律體系而言，人工智能是未來無紙訴訟和審判的關鍵。

2. 汽車行業(yè)

汽車行業(yè)是AI/ML創(chuàng)新的最大受益者之一。機器學習使汽車工廠自動分析和處理生產過程中的大量數據。

此外在發(fā)生車輛事故時，人工智能也有助于減少提交索賠的工作量，因為表單提交已經實現自動化。此外，ML算法允許客戶實時獲得遠程診斷支持，而無需提交紙質表單，因為車輛可以通過云基礎設施直接連接到制造商。這意味著維修、服務和一般性能問題可以實時報告，而不需要紙張。

3.保險業(yè)

保險行業(yè)可以使用機器學習來實現索賠的自動化，這將為客戶服務過程帶來全新的體驗。通過機器學習和人工智能來創(chuàng)建復雜的評級系統，用于評估風險和預測每個策略的有效定價模型。所有這些流程都可以自動化，從而減少了人工代理對風險進行分類的手工干預。

此外，通過無紙化管理大量索賠數據、保單福利、醫(yī)療/個人記錄來簡化工作流程。存儲在云上的數據可以被人工智能算法用于獲取投保人的實時信息，并提高欺詐檢測過程的效率。

總結

人工智能/機器學習將會給各個行業(yè)帶來前所未有的變革。隨著人工智能和機器學習技術的不斷成熟，中小企業(yè)和大型企業(yè)即將朝著無紙化的未來邁出實質性的一步。它不僅會降低操作成本，而且將提高現有業(yè)務流程的整體效率。上面建議的行業(yè)用例或許只是冰山一角。

未來還有無限的可能性。根據您現有的業(yè)務流程，構建適合您的業(yè)務操作的個性化解決方案。

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