如何打造一個(gè)RFID智能檔案管理系統(tǒng)

近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：

（一）、檔案編目流程

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案袋的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案袋內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案袋謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

（二）、檔案存放次序易被打亂

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

（三）、檔案查閱耗時(shí)長

隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

（四）、檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)

由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案袋內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案袋的數(shù)量。但在每個(gè)檔案袋內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案袋進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

（五）、對(duì)失效檔案的管理滯后

有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對(duì)檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)確，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

近幾年來各單位檔案信息化建設(shè)開展得如火如荼，各單位的信息化建設(shè)都取得了一定程度的進(jìn)步。但大多實(shí)現(xiàn)軟件信息化管理，并未在本質(zhì)上提高檔案管理效益。通過對(duì)館藏紙制檔案掃描實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，然后通過軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化后檔案的檢索利用，條形碼技術(shù)實(shí)際上也并沒有在檔案管理中廣泛的應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。

二 RFID技術(shù)簡介

RFID（RadioFrequencyIdentification），即無線射頻識(shí)別，是興起于20世紀(jì)90年代的一項(xiàng)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識(shí)別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫器可無接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?/p>

三 RFID智能檔案館管理功能簡介

從以上RFID在圖書管理行業(yè)等中的成功應(yīng)用可看出，將RFID應(yīng)用在檔案管理中，有其借鑒性和可行性。檔案館管理中可以在幾個(gè)方面來使用RFID技術(shù)：

（一）、實(shí)體檔案的統(tǒng)計(jì)：通過RFID讀寫設(shè)備在標(biāo)簽中錄入案卷所屬的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標(biāo)簽，同時(shí)，通過無線網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫。這項(xiàng)工作完成后，工作人員在統(tǒng)計(jì)檔案館藏時(shí)可以使用智能檔案架自動(dòng)館藏盤點(diǎn)系統(tǒng)，不再需要核對(duì)每一個(gè)案卷。

（二）、實(shí)體檔案的管理：通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實(shí)時(shí)的收集標(biāo)簽信息，如果實(shí)體檔案未經(jīng)過授權(quán)出庫，系統(tǒng)就會(huì)馬上與保安系統(tǒng)連動(dòng)報(bào)警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過授權(quán)的檔案出庫，那么軟件就會(huì)自動(dòng)記錄出庫信息，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（三）、與數(shù)字檔案館項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)：一方面，可以在標(biāo)簽中寫入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過程的調(diào)卷和還卷過程中只需要掃描標(biāo)簽就可以做的不錯(cuò)掃，不漏掃。另一方面，標(biāo)簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時(shí)先通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會(huì)直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫房人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實(shí)現(xiàn)快捷，準(zhǔn)確的調(diào)檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實(shí)現(xiàn)檔案架自動(dòng)打開檔案所在架，調(diào)檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開架內(nèi)找到需要檔案，整個(gè)過程10秒即可完成。其次，檔案在借閱過程中可以通過讀取標(biāo)簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會(huì)被帶出檔案借閱室，保證檔案利用安全。

四 智能檔案館管理系統(tǒng)特點(diǎn)

（一）、非接觸式數(shù)據(jù)采集

RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對(duì)庫區(qū)存儲(chǔ)物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案袋，只需通過智能檔案管理系統(tǒng)盤點(diǎn)檔案架上檔案，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

（二）、快速掃描且一次性數(shù)據(jù)處理量大

RFID讀寫設(shè)備可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如讀寫器可以每秒讀取100個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。

（三）、標(biāo)簽信息容量大可重復(fù)使用

與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫，而不會(huì)損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。

（四）、安全性高

標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識(shí)別碼獨(dú)一無二，無法仿造，并且標(biāo)簽指示加密技術(shù)，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

（五）、抗污染性能強(qiáng)和耐久性

傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染損壞，但RFID對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損；RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污染損壞。

（六）、體積小型化、形狀多樣化

由于RFID識(shí)別標(biāo)簽可制作貼紙型，具有超薄、尺寸小特點(diǎn)。此外，RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

（七）、可重復(fù)使用

現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

（八）、穿透性和無屏障閱讀

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼

（九）、標(biāo)簽具有EAS防盜功能

配合智能安全檢測門，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能。目前我國軍隊(duì)檔案信息化建設(shè)作為目前全軍檔案工作的工作重點(diǎn)，為改善目前軍隊(duì)檔案管理效率，推進(jìn)RFID在全軍檔案管理中的應(yīng)用已成為必然趨勢。

五 智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用效率

依靠智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實(shí)時(shí)位置信息，實(shí)現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對(duì)檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對(duì)檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計(jì)特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機(jī)界面。

智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項(xiàng)技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能密集架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

智能密集架出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮到了最大，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。

來源：申江萬國